KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów, przez który przedsiębiorcy wystawiają i odbierają tzw. faktury ustrukturyzowane – specjalny plik XML zgodny z urzędową strukturą FA, przechowywany na serwerach skarbówki. Każda taka faktura dostaje swój unikalny numer KSeF, jest archiwizowana przez 10 lat i nie trzeba jej drukować ani wysyłać mailem – dostęp do niej ma zarówno wystawca, jak i odbiorca.
Dobrowolny KSeF działa już od 1 stycznia 2022 r, ale kluczowe pytanie brzmi: od kiedy będzie obowiązkowy?
Ustawodawca wprowadza KSeF etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż (z VAT) powyżej 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym większości JDG i MŚP.
Dodatkowo, do 31 grudnia 2026 r. nadal będzie można wystawiać część faktur poza KSeF (papierowo lub „zwykłym” e-mailem), o ile w danym miesiącu suma takiej sprzedaży nie przekroczy 10 000 zł brutto. Najmniejsze firmy, które mieszczą się w tym limicie, „na twardo” wejdą w pełny obowiązek dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Co to zmienia w praktyce?
- faktury będą wystawiane w jednym, państwowym systemie, a nie „każdy po swojemu” w PDF-ach i mailach,
- nie będzie duplikatów faktur – dokument raz wystawiony w KSeF „nie ginie” i się nie niszczy,
- administracja skarbowa będzie miała szybki dostęp do danych, co ma umożliwić krótszy podstawowy termin zwrotu VAT – 40 zamiast 60 dni dla podatników korzystających z KSeF,
- z czasem zniknie część obowiązków sprawozdawczych, m.in. nie będzie trzeba wysyłać JPK_FA dla faktur, które są w KSeF, a korekty mają być prostsze.
Niska sprzedaż i kasy fiskalne: jak działa limit 10 000 zł?
- Limit 10 000 zł – czego dotyczy?
Do 31.12.2026 r. podatnik, który co do zasady powinien wystawiać faktury w KSeF, może nadal wystawiać faktury poza KSeF (papierowo / „zwykłe” e-faktury), jeżeli w danym miesiącu:
łączna wartość sprzedaży (z VAT) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest ≤ 10 000 zł.
Czyli limit liczy się tylko od faktur wystawionych poza KSeF, nie od całego obrotu firmy.
- Czy do limitu 10 000 zł wchodzą sprzedaże nabite na kasę fiskalną?
Tu jest istotny detal:
- przepisy i oficjalne materiały MF mówią wprost o „wartości sprzedaży udokumentowanej tymi fakturami”,
- dodatkowo MF wskazuje, że do końca 2026 r. podatnik może nadal wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących i paragony fiskalne z NIP do 450 zł – bez obowiązku KSeF.
W praktyce oznacza to, że:
sprzedaż nabita wyłącznie na kasę rejestrującą (paragony, w tym paragony z NIP do 450 zł) nie wchodzi do limitu 10 000 zł liczonego dla faktur poza KSeF.
Limit 10 000 zł dotyczy tylko tych faktur, które zamiast w KSeF wystawiasz jeszcze papierowo / tradycyjnie. Obrót „czysto paragonowy” (bez wystawienia faktury) jest obok tego limitu.
MF potwierdza też, że:
- do 31.12.2026 r. paragony z NIP (do 450 zł) nadal są traktowane jako faktury uproszczone i są wyłączone z obowiązkowego KSeF,
od 2027 r., jeżeli do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie na rzecz podatnika wystawiasz fakturę, ta faktura będzie musiała być w KSeF (B2C nadal dobrowolnie).